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Quels sont les enjeux de cette certification ?
La création de l'IFS est une conséquence directe du schéma opérationnel prévalant en Europe depuis ces 10 dernières années (hors Royaume-Uni) pour l'évaluation des systèmes de management de la sécurité alimentaire. En effet, les réglementations se succèdent et se superposent parallèlement au développement exponentiel des produits à marques de distributeurs. La responsabilité de la sûreté des produits (ou son partage) ne pouvait plus être supportée par les fabricants, puisque le distributeur en est (souvent) le concepteur et le promoteur.
Les audits des sites industriels partout dans le monde se sont accrus, et la diversité des référentiels avec. (Référentiels : recommandations ou spécifications minimales à respecter pour la sécurité des produits). Si cette diversité a pu être bénéfique et salutaire pour beaucoup d'industriels qui ont amélioré considérablement leur niveau de maîtrise de la qualité, elle est devenue ces dernières années une contrainte (autant d'audits que de clients, redondance des exigences, formats différents des audits...) : le temps consacré à la « gestion » de ces audits risquait de devenir une charge incompressible dont l'importance ne justifie pas le retour que peuvent en attendre les fabricants.
L'élaboration d'un référentiel commun à tous les distributeurs est une réponse à cette situation. Il en existait bien un en Europe : le BRC, initié par les distributeurs anglais. Mais ses exigences et son protocole de service ne convenaient pas totalement aux distributeurs continentaux. Sous l'impulsion des Allemands, l'IFS a vu le jour. Il a été amendé et complété par les distributeurs Français.
Aujourd'hui ce référentiel affiche des ambitions bien plus élargies et espère voir l'adhésion des autres pays Européens.
Quand l'IFS deviendra-t-il obligatoire ? pour qui ? par qui ? Et si on s'en passait ? Les fabricants de produits à marques nationales sont-ils concernés ?
L'ensemble des industriels fabricant des produits à marques de distributeurs sont ou seront concernés dans un avenir proche.
Les autres industriels peuvent également demander et obtenir une certification IFS, mais cette démarche reste volontaire. En effet, cette certification sera imposée comme préalable aux industriels fabricant des produits à marques de distributeurs.
Qu'en est-il pour les organismes certificateurs ?
Les exigences IFS valent aussi pour les auditeurs et les organismes certificateurs (consulter les questions relatives à ce thème).
Les audits en seconde partie seront-ils pris en compte ?
Les audits en seconde partie seront progressivement orientés, quant à eux, vers des démarches de progrès basées sur les besoins et sensibilités propres de chaque enseigne cliente.
La certification IFS est-elle obligatoire dans les petites IAA de moins de 15 salariés ?
L'IFS s'applique à tous les fournisseurs de produits MDD, quelle que soit leur taille.
Comment choisir l'organisme certificateur auquel s'adresser ? Est-ce une question de coût ?
Les organismes certificateurs doivent, outre leur accréditation pour la norme EN 45011, être signataires d'une convention avec les propriétaires de l'IFS.
Ces étapes apportent la garantie de leur compétence, de leur indépendance et de la qualification de leurs auditeurs par catégorie de produit.
Chaque industriel candidat à la certification choisit librement l'organisme de son choix dès lors qu'il répond aux conditions décrites ci-dessus.
Les auditeurs peuvent-ils auditer plusieurs catégories de produits ? Peuvent-ils imposer la langue de travail ?
Les auditeurs sont qualifiés (voir conditions de qualification) pour une ou plusieurs catégories de produits, parmi les 18 identifiées dans l'IFS.
Ils ne peuvent auditer que ces catégories. Tout site industriel candidat est en droit de vérifier cette qualification.
Ils ne sont pas autorisés à intervenir sur des sites avec lesquels ils ont établi des relations commerciales dans le cadre de travaux de conseil. Ils peuvent avoir par le passé réalisé ce type de travaux, mais une durée minimale de deux ans séparant les deux prestations doit avoir été observée.
L'audit doit se dérouler dans une langue maîtrisée par les deux parties. La langue du site industriel prime. Si nécessaire le recours à des traducteurs externes peut être envisagée. En tout état de cause, le rapport est rédigé soit dans la langue de l'audité, soit en anglais. Le comité de certification doit apporter la preuve de la maîtrise de l'une ou de l'autre.
NB : Pour toute autre information, se référer au chapitre « IFS Partie 3.II : Exigences pour les auditeurs » du référentiel.
Est-ce le même auditeur qui réalise l'ensemble des audits sur un même site ?
Un auditeur réalise un audit initial de certification et un maximum de deux audits de suivi. Il est impérativement remplacé lors du troisième audit de suivi (plus d'informations sur l'audit initial de certification et les audits de suivi : cliquez ici).
Comment savoir si on est prêt pour la certification ? Est-il nécessaire de passer par un audit préalable "à blanc" ?
La méconnaissance du référentiel et une faible préparation peuvent justifier à elles seules un échec à l'audit initial de certification, pour les entreprises disposant de situations théoriquement favorables (certifications de systèmes, de produits.). Pour éviter cette étape douloureuse, le recours à l'audit "à blanc" est idéal car les conditions de préparation, de déroulement et de durée de l'audit sont identiques. Il s'agit simplement d'une évaluation sans enjeux, permettant des réactions constructives à l'issue de l'audit. Il est fortement recommandé de passer par cette phase (plus d'informations sur l'audit préalable : cliquez ici).
A propos de l'admissibilité (éligibilité) : des demandes de certifications peuvent-elles être rejetées avant l'audit initial ?
La version 4 du référentiel est dédiée aux fabricants de produits alimentaires. Plusieurs pré-requis semblent indispensables, même si le référentiel ne le stipule pas. Néanmoins les exigences en matière d'organisation, de compétence, de qualité et de traçabilité sont telles que l'absence de réels systèmes de management de la qualité ET de la sécurité (de type Haccp) est rédhibitoire.
Sur ces bases, l'analyse préalable du « dossier de candidature » par le responsable de certification tiendra compte du niveau de préparation du site industriel concerné. Ceci pour éviter toute démarche initiale intempestive alors même que les chances de se conformer aux fameux 75% des exigences (pour un niveau de base) sont très minces. En effet, il est du rôle du certificateur d'orienter les candidats à la certification vers une étape de préparation si elle paraît nécessaire.
Une date peut-elle être imposée par l'auditeur ? Peut-on auditer un site lorsque les produits concernés n'y sont pas fabriqués ?
La date du premier audit de certification est décidée d'un commun accord. Cette date tient compte de la disponibilité des principales personnes concernées dont la direction et le département qualité, ainsi que des plannings de fabrication : il n'est pas permis d'auditer un site lorsque les produits concernés ne sont pas en fabrication.
Comment se déroule un audit de certification ?
La durée de l'audit dépend intimement de la taille du site audité, du nombre de catégories de produits concernés et des volumes. En tout état de cause, une demi-journée au minimum est consacrée à l'étude documentaire, une journée pour l'audit sur site, une demi-journée pour le rapport d'audit. La journée d'audit peut se prolonger d'un commun accord soit avant l'audit lors de l'instruction du dossier, soit sur place sur proposition de l'auditeur.
Comment l'organisme de certification peut-il garantir que l'auditeur a pris le temps nécessaire pour vérifier l'ensemble des exigences de la grille d'audit IFS ?
Le référentiel IFS dit : Afin de déterminer la durée nécessaire à l'audit, l'organisme de certification doit être capable d'assurer qu'il prend le temps nécessaire pour le mener à bien. L'expérience montre que le temps moyen est d'un jour et demi sur place.
Les paramètres suivants déterminent les durées minimales pour les audits IFS :
Minimum 1,5 jours pour un site qui présente :
- moins de 100 employés et
- au maximum 2 familles de produits et
- moins de 10 000 m² et
- au maximum 2 lignes de fabrication
Plus 0,5 jours pour la rédaction du rapport d'audit.
Ces durées n'incluent pas les traductions linguistiques.
Du temps supplémentaire est nécessaire quand l'un de ces paramètres évolue. En cas de non-respect de ces recommandations de durées, l'organisme de certification le justifie sur le rapport d'audit (sur la première page du rapport d'audit, dans le champ "profil de l'entreprise").
Un audit de surveillance, qui est un audit complet et nouveau, suit les mêmes règles.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Nous vous invitons à nous consulter pour établir votre durée prévisionnelle d'audit.
Comment organiser l'audit IFS dans le cas d'un produit saisonnier ?
Pour une région déterminée, un produit saisonnier est un produit élaboré à partir d'un produit agricole qui est récolté une fois par an et qui est disponible pour le site de transformation et pour le consommateur uniquement pendant cette période spécifique de récolte.
Si le site de transformation fabrique plusieurs types de produits saisonniers durant une année, et si le process est exactement le même, un seul audit IFS est nécessaire.
Dans tous les cas, le site de fabrication doit être en activité durant l'audit, pour le produit concerné par le champ de l'audit.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Faut-il entendre "processus" dans l'IFS comme le décrit la norme ISO version 2000 ?
La définition du processus n'est pas décrite précisément dans la version 4 de l'IFS. Toutefois, la notion de processus dans l'IFS est bien celle de la version 2000 de l'ISO 9000. Les deux recommandent l'identification des processus, leur cartographie et leur surveillance. Ainsi, cette partie de l'IFS est très bien appréhendée par les entreprises certifiées ISO 9000.
Par quelles actions peut-on prouver que la direction s'assure que tous les employés sont conscients de leurs responsabilités ?
Tous les moyens de communication et d'évaluation sont acceptables pour évaluer la capacité des personnels à être conscients de leurs responsabilité. Cela peut s'opérer lors des réunions périodiques, des audits internes, des visites de site, ou par tout système équivalent. La direction doit clarifier le choix des outils et faire en sorte d'en exploiter les résultats.
Attention : la doctrine IFS vient renforcer le KO n° 3
Le référentiel IFS dit : L'organisation doit établir un système de traçabilité qui permet d'identifier les lots de produits finis et leur lien avec les lots de matières premières, les emballages et les enregistrements relatifs à la transformation et à la distribution.
Les "emballages" incluent les emballages primaires et secondaires.
L'évaluation de l'exigence est la suivante :
- B si l'exigence pour les emballages secondaires n'est pas respectée,
- D/KO si l'exigence pour les emballages primaires n'est pas respectée.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Comment est calculée la note niveau supérieur ?
Le nombre de points réellement obtenus en Recommandation vient s'ajouter en bonus dans le calcul de la note totale en niveau supérieur.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Qu'est-ce qu'une non-conformité majeure ?
Le référentiel IFS dit : Non-conformité majeure : "En cas de manquement substantiel aux exigences de l'IFS ou lorsque les non-conformités peuvent conduire à un danger sérieux pour la santé."
Une non-conformité majeure est attribuée par l'auditeur, en fonction de son expérience et de la situation d'audit.
Une non-conformité majeure concerne uniquement les exigences en niveau de base.
Exemples de situations pour lesquelles une non-conformité majeure devrait être attribuée par l'auditeur :
- Du pain (produit fini) non-conditionné est entreposé à l'extérieur de l'usine, à ciel ouvert, faute de capacité de stockage suffisante.
- Le département Recherche et Développement a changé de formulation ; de nouveaux ingrédients (contenant des allergènes) sont mis en oeuvre. Les anciennes étiquettes pour les produits finis sont toujours utilisées.
- Suite au processus de surgélation, la température à coeur du produit est -1°C. La température des produits finis est baissée lentement pour atteindre la température réglementaire de - 18°C.
- Le flux des matières premières croise le flux des produits finis, cela pouvant créer un risque de contamination.
- Des produits désinfectants sont stockés dans le même local d'entreposage que celui des fruits et légumes ; un véritable risque de contamination croisée existe.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Comme l'IFS est utilisé au niveau international, comment faire lorsque le client (distributeur) ne comprend pas la langue du rapport d'audit, en particulier des non-conformités identifiées par l'auditeur ?
Dans le cadre de l'internationalisation de l'IFS, et afin d'être compris par tous, une traduction doit être systématiquement effectuée en anglais pour les non-conformités suivantes :
- K.O. évalués avec un B ou un D,
- exigences en niveau de base évaluées avec un C ou un D,
- non-conformité(s) majeure(s).
Les organismes de certification sont responsables de la traduction en anglais des non-conformités pré-citées dans le plan d'actions.
La traduction doit être effectuée systématiquement sur la version originale du rapport d'audit, en dessous de chaque phrase dans la langue originale, avant de télécharger le rapport d'audit final sur le portail d'audits.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Le point 5.7.6. évoque la sous-traitance des analyses pour la QSL des produits par un organisme accrédité. L'accréditation des laboratoires porte sur des programmes d'analyses. L'industriel est-il alors dans l'obligation de prévoir des analyses COFRAC dans son plan d'analyses ?
Qui siège au comité de certification ? Qui contrôle ses travaux ? Est-il renouvelable ?
Le comité de certification est une composante essentielle de chaque organisme certificateur. Il est composé de toutes les parties prenantes dans les systèmes ou produits certifiés. Il est l'un des garants de l'impartialité des décisions.
Dans le cas de l'IFS, le comité de certification ne se réunit pas à chaque dossier présenté pour la certification. Les réunions du comité peuvent être réservées aux décisions litigieuses et en cas d'appel.
Le responsable de la certification peut se substituer au comité dans le cas de l'IFS.
Le comité de certification se renouvelle à chaque départ de membre. Le quota des représentants de chaque institution est respecté.
Le Cofrac veille à cet équilibre lors des audits réalisés dans le cadre de l'accréditation de l'organisme certificateur pour la norme EN 45011.
Peut-on faire appel d'une décision ? Peut-on changer de certificateur dès lors qu'une première réponse est négative ?
Tout audité peut faire appel d'une décision.
Le certificateur dispose d'une structure d'appel qui peut être saisie par écrit. Toutes les demandes motivées sont recevables et traitées dans les vingt jours suivant leur réception.
Quelles sont les différentes étapes dans la rédaction du rapport d'audit ?
Cliquez ici pour consulter le tableau détaillant ces étapes.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Quelles sont les étapes de l'attribution du certificat ?
Cliquez ici pour consulter le diagramme présentant les différentes étapes de la certification dans le cas général.
Cas particuliers :
1. Si une exigence K.O. est évaluée avec un D ou si une non-conformité majeure est attribuée par l'auditeur durant l'audit de surveillance, la validité du certificat précédent est annulée immédiatement.
2. La société auditée a été certifiée en niveau supérieur lors de l'audit initial. Durant l'audit de surveillance, si l'auditeur attribue une non-conformité majeure et si l'audité apporte les actions correctives suffisantes dans les délais correspondants, obtenant ainsi la certification en niveau supérieur, le certificat doit être valable uniquement pour une période de 12 mois (et non de 18 mois).
3. Dans le cas particulier où l'audité obtient une non-conformité majeure et plus de 75 % des exigences conformes en niveau de base, un audit complémentaire doit être programmé dans les 6 mois après le premier audit.
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Combien de temps le certificat IFS reste-t-il valide ?
La validité de la certification commence à la date de délivrance du certificat lui-même. Seul l'exemplaire édité par le certificateur fait foi. Les éléments du certificats sont également publiés sur le site internet des propriétaires de l'IFS. L'accès à ces données est du seul ressort du site certifié.
Seule la fréquence des audits permet de limiter la durée d'utilisation, en cas d'échec à l'audit de suivi.
Quel usage faire du certificat IFS ?
Le certificat IFS est reconnu dans tous les pays où les distributeurs l'ont adopté pour leur propres fournisseurs MDD (Allemagne et France en 2004).
Le site certifié peut faire toute la publicité qu'il juge opportune concernant sa certification, à condition de reproduire intégralement l'intitulé du certificat (dates, libellé, catégories de produits.).
Quelles sont les modalités d'utilisation du logo IFS pour les fournisseurs de produits alimentaires ?
Le logo IFS peut être téléchargé sur le portail food-care.info, sur une interface sécurisée réservée aux fournisseurs de produits alimentaires.
Le logo IFS peut être reproduit uniquement en respectant strictement son échelle, sa forme et sa couleur. Une société certifiée IFS est autorisée à apposer ce logo sur ses documents si et seulement si elle respecte les conditions précisées ci-dessous. Le logo IFS peut être utilisé sous forme imprimée, en version électronique, sur films, à condition que les formes et les formats soient dûment respectés. Ces conditions doivent également être respectées pour les utilisations en formats timbre et cachet.
Lorsqu'une société certifiée IFS publie différentes sortes de documents contenant le logo IFS, les opinions et interprétations concernant l'IFS doivent être clairement visibles et identifiés.
Une société certifiée IFS est autorisée à utiliser le logo IFS à des fins promotionnelles tant que cette utilisation ne s'effectue pas à destination du consommateur final : l'utilisation du logo est autorisée dans le cadre de la correspondance avec des fournisseurs ou des distributeurs mais interdite dans tous les écrits destinés au consommateur final. Par ailleurs, toute utilisation du logo IFS sur les véhicules de transport, les produits alimentaires ou tout support publicitaire à la portée du consommateur final est interdite. Le logo IFS est un moyen de communication entre fournisseurs et distributeurs et ne doit pas être accessible au grand public.
Tous les éléments d'information concernant la certification doivent clairement se référer à l'IFS.
Le logo IFS ne peut pas être utilisé dans des présentations qui n'ont pas de lien évident avec l'IFS.
Le logo IFS ne peut pas être utilisé de façon à laisser supposer ou croire que les propriétaires de l'IFS sont responsables du respect des exigences de certification, ainsi que des avis ou des interprétations qui en sont déduits. En cas d'annulation de son certificat IFS, la société auditée doit immédiatement arrêter toute utilisation du logo IFS sur tous ses documents ainsi que toute publication et diffusion de documents et de supports commerciaux comportant le logo IFS, ceci de manière vérifiable.
Le certificat IFS est reconnu dans tous les pays où les distributeurs l'ont adopté pour leur propres fournisseurs MDD (Allemagne et France en 2004).
Le site certifié peut faire toute la publicité qu'il juge opportune concernant sa certification, à condition de reproduire intégralement l'intitulé du certificat (dates, libellé, catégories de produits.).
Source : recueil de notes de doctrine IFS, applicable à partir du 1er juin 2005.
Je suis Directeur Qualité d’une société de conditionnement d’eau de source, nous venons d’être certifiés IFS V 4. Cette certification nous permet-elle de répondre à l’article 3, alinéa a, de l’arrêté du 12 février 2007 relatif aux conditions auxquelles doivent satisfaire les laboratoires réalisant les prélèvements et les analyses de surveillance des eaux en application des articles R.1321-24 et R. 1322-44 du code de la santé publique ?
La certification IFS,
quel qu'en soit le niveau, est une certification assimilée de produits.
Elle est encadrée par la norme d'accréditation EN 45011. Les certifications
de système, dont les systèmes de management de la qualité,
sont, elles, encadrées par une accréditation à la norme
EN 45012, fusionnée depuis février 2007 dans la norme ISO 17021.
L'article 3 de l'arrêté du 12 février 2007 exige des laboratoires
internes qu'ils soient installés sur un site de production ou de distribution
d'eau dont le système qualité est certifié. La norme la
plus commune de certification des systèmes de management de la qualité
est la norme ISO 9001.
Même si l'IFS intègre des exigences de système de management
de la qualité dans sa premiètre partie, il n'en est pas moins
un référentiel de système de management de la sécurité
alimentaire.
Par conséquent, votre certificat IFS ne vous permet pas de vous conformer
à l'exigence dudit arrêté. Il vous faut disposer d'une certification
ISO 9001 dont la portée englobe l'activité de votre laboratoire.
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